微軟推出 Evernote 筆記搬到 OneNote 工具及改用 OneNote 的理由

微軟終於在前幾天(3/11)推出了把 EverNote 筆記搬到 OneNote 的官方工具:OneNote Importer。這對於想從 EverNote 改使用 OneNote 的使用者更沒有進入障礙,也不必擔心過去使用 EverNote 蒐集的筆記、網頁、知識需要重新來過。

在本文我將先介紹 OneNote Importer 這個軟體的使用方式,並在最後闡述我為什麼從 EverNote 改用 OneNote 的理由與感想。

一、OneNote Importer 資料

  • 下載網頁:OneNote Importer 官方網頁
  • 適用情境:Windows 7 以上系統的電腦,加上已經安裝 Evernote 電腦端軟體,並且要連網路。

二、OneNote Importer 使用方式

安裝方法很無腦,首先在電腦端開啟 Evernote 軟體,確認資料同步已經完成,接著把 OneNote Importer 下載下來點兩下啟動執行。

evernote-import-to-onenote-reviewsA.jpg

第一步 Welcome:

這步就是同意軟體的使用協議,我看了沒什麼特別的,直接打勾(反正你也不會看)按下一步。

第二步 Selete Everenote Content

選擇要從 Evernote 匯出到 OneNote 的筆記本,這裡注意你各筆記本的使用量,因為此軟體並非直接匯入電腦端的 OneNote ,而是上傳到微軟給的雲端硬碟 OneDrive就是之前的 SkyDrive)裡。

所以比方說我自己總共 13 本記事本、共六千多則筆記,一次匯出的時間就會拖的比較長。另外一次匯出太多,我朋友使用較舊型的電腦曾出現無回應的情況。(我自己是沒遇到

第三步 Sign in

這步是選擇你要匯入文章的帳號,可以是免費的 Microsoft 個人帳號( 用用 MSN、Hotmail 那個),也可以是 Business 或 School 帳號。順帶提一下,OneNote 並不像 Evernote 那樣有每月同步上限免費 60MB、付費 1GB),想同步多少完全是看你雲端硬碟有多大就可以同步多少。

第四步 Import

就是提醒你轉換的方式,Evernote 的記事本會變成 OneNote 的記事本,文章也是直接一則對一則的轉換,但是由於 OneNote 並沒有跨筆記標籤 tag 的概念(OneNote 的標籤是用來在文章內註記,當然也可以在不同文章內使用),所以依照我下圖中打勾的話標籤會變成節(contents)。打完勾就可以開始匯入了。

evernote-import-to-onenote-reviewsB.jpg

第五步 Done

匯入完就跳這一步,具體時間依照匯出的檔案大小和網路速度而定,可以點 View notes in OneNote,電腦就會自動開啟 OneNote 軟體,並且把資料同步下來,或者直接關掉 OneNote importer,使用起來應該完全沒難度才是。

這邊附上一個微軟自己放的操作示範:


三、OneNote Importer 使用感想

在微軟推出官方的 EverNote 筆記匯出到 OneNote 工具前,其實一直有非官方的筆記搬移工具,像是我半年前剛跳槽 OneNote 曾經使用過的 Ever2One ConverterEvernote2Onenote......等等第三方工具,但在使用上總會有一些問題,比方說轉換後順序不對、轉換時中斷、轉換後繁體字顯示、轉換後格式跑掉等錯誤。

但這些問題在我使用微軟官方的 OneNote Importer 搬移 Evernote 的筆記到 OneNote 過程中並沒有發生,除了個別全頁攫取的網頁(我還沒找出問題在哪!)可能版型跑掉外,整體而言是挺令人滿意的搬移工具。

四、為什麼從 EverNote 跳槽到 OneNote

最後,講一下為什麼我從長年付費的 EverNote 使用者,轉而把筆記放到 OneNote 上的原因。

這邊需要釐清一下的是,我並不是覺得 EverNote 的收費不合理或是功能變得比以前差而促使我改用 OneNote,而是習慣做筆記以後,筆記軟體對我來說已經不只是「資料收集盒」了,我並不滿足於只是收藏一堆資料,然後偶爾透過搜尋調閱,而是必須額外負擔我 GTD、資料收集,資料整理的功能。

1、資料收集

首先資料收集的部份,這必須要承認的是不做任何設定上,EverNote 的網頁剪裁功能比 OneNote 強大太多了,儘管 OneNote 自 2003 年就推出比 EverNote 更早,但是在各瀏覽器的網頁攫取套件(OneNote 的 OneNote Clipper 到我寫這篇為止,依然不適應每個網頁格式!)、手機端各類 APP 的支援,都是 EverNote 整合的更好!

如果你的知識管理只是想停留在「資料收集」這一步,並且不想做任何追加設定,相信我 EverNote 除了每個月同步上限以外,好用程度絕對是遠大於 OneNote。但如果你願意額外設定的話,在 IFTTT 的服務幫助下,把 Pocket 待閱讀、Feedly 加星號、Gmail 加星號的文章同步到 OneNote 也是輕而易舉。 

evernote-import-to-onenote-reviews-IFTTT.jpg

2、資料整理

一旦進入「資料整理」的部份,就會發現 OneNote 和 Ever Note 根本不是一個量級的對手。撇開都有的拍照、錄音,先不提 Evernote 那貧弱的編輯能力無法和 OneNote 幾乎擁有 Office Word 除了巨集外所有功能對抗。(OneNote 甚至可以透過 OCR 直接辨認圖片裡的文字

更重要的是 OneNote 在文件的編輯、彙整上是同時有序和無序的,可以像做 word 文章一路往下打,也可以任意的編輯版面。如果電腦或平板有支援觸摸功能,甚至可以把電子筆手寫的部份疊加上去,那在開會或上課時直接拍講者投影片或打開 PowerPoint 在上面手寫筆記,版面的變化和做筆記的效率說是海放 Evernote 也不為過。

最後,在做完會議筆記、查完屬於研究目標的子資料,撰寫成一份一份屬於自己的報告後,OneNote 富有邏輯性的分層概念能幫助你進一步的整理,筆記本 > 節 > 頁面 > 子頁面 > 標籤的多層辦法,完全可以滿足從縱向和橫向的需求。

簡單舉例來說:製作一家公司的報告(筆記本),可以從五力分析()、五力分析中的歷年變化(頁面)、五力分析中的歷年變化,發生特殊事件的影響(子頁面)、和其他家公司報告的共有元素標記(標籤)。在善用搜尋功能,就可以有條不紊的快速找出所需要得部份。

3、GTD

GTD 的部份,兩邊同樣都可以即時同步,有代辦事項清單,OneNote 更棒的是可以設計範本,重複嵌套使用。當然,身為 Office 家族的一員,和郵件兼行事曆軟體 Outlook 也擁有高度的整合,不論是建立工作清單、發送筆記、會議邀請、筆記插入 Outlook 聯絡人(比方說認識的場景、個人資料、名片等),都完全不是問題。

4、多人協作

當然 OneNote 也可以像 Evernote 那樣多人協作、分享筆記,不過這一部份就兩者之間也沒有誰更為出彩的地方,畢竟筆記還是比較屬於個人專數的部份,所以提過就算了。要多人協作我想放到 Dropbox 有更方便的版本控制優勢或著乾脆使用 Google Docs 降低互動學習曲線,都會是更好的選擇。

5、結論

所以當我們回到為什麼要用 EverNote、OneNote 甚至 WizNote 這些筆記軟體的時候。不妨想一想我是要用這些軟體來做什麼?

如果只是想要一個資料收集盒加上一些簡單的註記,EverNote 無疑是更輕量的選擇;但是如果想把筆記變成可以掌握的知識,完成資料收集、資料精練、再次閱讀吸收的話,OneNote 絕對是一個非常值得使用的工具。

不習慣 OneNote 的使用怎麼辦?OneNote 太複雜,難以掌握使用技巧,該怎麼進入? 不用緊張,要記得 OneNote 是屬於自己的筆記,不是拿來給別人看的,不需要像 Prize、PPT 那樣弄的特別漂亮,而是要讓工具來迎合自己,幫助自己學習、整理屬於自己的知識(哪怕拿來紀錄旅遊、寫日記也是很好的。)要知道所有的文件編輯技巧,都不如完成屬自己可利用的筆記重要

有了這樣的心理建設,就可以開始動手了,教學?微軟早就寫好了一系列的介紹,而 Google 和 Youtube 上的內容可以幫你學習的更多。

相關連結

  • 微軟 OneNote 官方網站,點此
  • 微軟官方的 OneNote 教學,點此
  • Onetastic:給 OneNote 的增強工具收集網站,點此
  • 微軟官方推薦的精選應用程式,點此
  • 除了 OneNote 本體外,再推薦一個超強的配套手機 app:Office Lens!Office Lens 是強悍的掃瞄軟體,能將紙本的文件轉成數位檔案,並且儘可能的優化成像,最可怕的是他可以在手機端就識別文字,再傳到 OneNote。Android 版iOS 版本

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